Web-based SIA  -  Sebuah Proyek Sistem Informasi Akademik berbasis WEB

Kembali ke menu SIA

Riwayat Pembuatan

Pada awalnya aplikasi ini dibuat untuk memenuhi pesanan perguruan tinggi dibawah departemen agama Republik Indonesia, IAIN Walisongo Semarang (pertengahan tahun 2002). Pada waktu yang hampir bersamaan, sebuah perguruan tinggi swasta di Semarang (STIMIK-AKI) dan kemudian Jurusan Teknik Sipil Undip, juga memesan 'barang' yang sama, yaitu sebuah perangkat lunak komputer untuk mengelola data akademik. Untuk mewujudkan proyek ini, langkah pertama adalah saya mencari partner; dan kandidat paling tepat untuk ini tentu saja mahasiswa saya sendiri dari jurusan teknik elektro universitas diponegoro. Berikut saya perkenalkan tim pengembang; saudara Bondan Muliawan (yunior programmer, angkatan '98),  Didik A dan Tunggul S (trainner dan network administrator, angkatan '99) dan Salmon G (system security, angkatan '98) serta saya sendiri (Kodrat IS) sebagai team leader, system analyst sekaligus senior programmer.

Singkat cerita, sistem yang kami kembangkan berjalan sesuai dengan yang direncanakan dan hingga saat ini (desember 2009) kami sudah berhasil mengembangkan 2 (dua) jenis pengguna yaitu SIA+ dan SIA. Bahkan penggunanya (iain walisongo, stain-kudus/kediri/tulungagung, universitas diponegoro semarang dan universitas ahmad dahlan yogyakarta) dapat langsung bekerja, karena kami berhasil mentransfer data sistem lama menuju sistem baru. Pada waktu yang akan datang, kalau ada perguruan tinggi yang menginginkan salinan dari aplikasi ini, calon pengguna dapat memilih kelompok yang paling mendekati spesifikasinya dan tidak tertutup kemungkinan akan muncul kelompok pengguna baru.

Saat ini, selain Web-based SIA, kami juga sudah menyelesaikan produk Web-based SIE (sistem informasi eksekutif) yaitu sistem informasi yang dapat menyajikan informasi-informasi akademik/kepegawaian dan keuangan untuk eksekutif (pimpinan perguruan tinggi) serta Web-based SIK (sistem informasi kepegawaian) pada lingkungan perguruan tinggi.

Kami sangat berharap bahwa proyek ini dapat berjalan terus dan semakin banyak perguruan tinggi yang memanfaatkan aplikasi ini. Dan untuk membiayai proyek ini, kami akan meniru cara yang ditempuh oleh beberapa proyek open source (seperti apache atau mysql), tergantung dari kemampuan calon pengguna, mulai dengan kerjasama saling menguntungkan hingga penjualan produk ini secara komersial dengan harga terjangkau.
 

Ucapan Terimakasih

Pada kesempatan yang berbahagia ini saya ingin menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada;

  1. Allah SWT atas perkenannya melimpahkan rahmat dan hidayahnya sehingga proyek ini bisa terselesaikan, alhamdullilah,
  2. Kedua orangtuaku atas kasih sayang, ilmu pengetahuan dan doa-doanya,
  3. Putra-putraku (arya, angga, priya) dan istriku (dewi) atas kesediaannya menerima ketidaknyamanan karena sering bekerja hingga larut malam,
  4. Manajemen fakultas teknik Undip, khususnya pada ibu Hj. Sri Eko Wahyuni, Ir, MS (dekan FT Undip) dan bpk Sudjadi, Ir, MT (ketua SIFT) atas dukungan dan dorongannya sehingga sistem ini juga bermanfaat di fakultas teknik undip,
  5. Adnan, Arkhan, Adi R, dan Indah W; atas bantuannya yang sangat luarbiasa, thanks very much,
  6. Bpk. Muh Slamet, S.Kom (Ka Puskom IAIN Walisongo), ibu Ratih, MKes (F. Kesmas Unimus), Bpk. Muslihudin, Ir, MT (Ka Puskom UAD Yogyakarta) dan Bpk. Ir. Joshep Martin (MahesaNet) atas kerjasamanya yang sangat baik,
  7. Bpk. Ir. Windu Partono, M.Sc. (proyek tpsdp, jurusan teknik sipil undip), atas ketulusannya sharing knowledge about sia undip, thanks very much,
  8. Bagian akademik iain (dik nasrudin), biro akademik stimik-aki (mas sholikin), bagian akademik teknik elektro (mas sukiran), bagian akademik teknik sipil (mbak anik), biro akademik stain pekalongan/kudus/kediri/tulungagung (mbak fifti dan mas muhlisin/yanuar/isno), biro akademik Unimus (mas ali), puskom uad yogyakarta (bpk taufiq) dan staf SIFT (adi, azwar dan adnan) atas kesabarannya pada ujicoba sistem,
  9. Seluruh  mahasiswa fakultas teknik dan teman rekan sejawat, khususnya pada bpk Adian FR, MT, bpk Yuli, MT, bpk Sumardi, MT, bpk Rizal, MM, MT, bpk Achmad H, MT, bpk Aghus Sohwan, MT, bpk Maman S, MT dan bpk Agung BP, MIT, terimakasih atas dukungannya,
  10. Open Source Project: Linux, Apache, PHP, MySQL, phpWebSite, phpMyAdmin dan AppServ,
  11. Rekan dan teman-teman lainnya yang tidak bisa saya sebutkan satu-satu.

Bagaimanapun sistem yang kami kembangkan masih mengandung beberapa ketidaknyamanan dan beberapa fitur yang mungkin belum tersedia. Oleh karenanya kami sangat mengharapkan saran dan kritik yang konstruktif sehingga sistem ini menjadi semakin lengkap fasilitasnya dan nyaman dipergunakan. Silahkan kirim saran dan kritik anda kepada pengembang di kodrat@undip.ac.id.

Semarang, 1 Desember 2009
Pengembang,

ttd

(Ir. Kodrat IS, MT)
 

Hak Cipta dan Copyright

Hak cipta dari aplikasi ini ada pada pengembang. Penyalinan, perubahan sebagian atau seluruhnya dan pendistribusian harus seijin pengembang.

 

Spesifikasi dan Fitur dari aplikasi SIA yang dikembangkan

Web-based SIA yang sudah berhasil dikembangkan ada dua jenis yaitu jenis SIA+ dan SIA. Fitur sia+ sama dengan sia dengan tambahan fitur untuk administrasi keuangan mahasiswa, marketing dan manajemen dimana sangat cocok untuk diterapkan pada perguruan tinggi swasta. Berikut fitur lengkapnya;

No Keterangan FITUR
1 Kelompok Pengguna Kelompok pengguna dan menu dapat dibuat sendiri sesuai kebutuhan. Kelompok pengguna yang lazim adalah Guest, Mahasiswa, Dosen, BAA/BAK, Supervisor, Keuangan (sia+), Marketing (sia+) dan Manajemen (sia+).
 
2 IP Address-based Access Untuk menambah keamanan (khususnya nilai mahasiswa), kecuali user id/password juga ditambahkan akses terbatas pada IP Address tertentu. Jadi untuk pemasukan/perubahan nilai mahasiswa hanya dapat dilakukan pada komputer yang sudah didaftar.
 
3 Internet Ready Dapat diakses dari berbagai tempat selama tersedia koneksi ke Internet, seperti dari Rumah, Warnet atau jaringan kampus.
 
4 SMS-based Ready Mahasiswa dan orangtua dapat mengakses informasi akademik (seperti khs - nilai hasil studi) dari telpon seluler.
 
5 Online Banking Ready Web-based SIA dapat dihubungkan secara online/semi-online dengan bank tempat pembayaran SPP mahasiswa.
 
6 Dikti Self-evaluation Ready Web-based SIA dapat mengekspor data evaluasi prodi untuk Dikti (EPSBED).
 
7 Fasilitas Guest
(untuk ortu/wali, alumni atau pengguna lainnya)
  1. Masuk ke SIA dengan Id Masuk : guest dan Password : guest
  2. Dapat melihat informasi berikut;
    1. Daftar mahasiswa dengan mengetahui nama (bagian nama), angkatan tertentu, dan jadual kuliah/uas-nya,
    2. Daftar rencana studi, hasil studi (web dan sms), kemajuan belajar, dan transkrip nilai untuk mahasiswa tertentu (dengan password),
    3. Melihat status pembayaran uang kuliah putra/i nya (sia+),
    4. Mencatat/mengubah alamat terakhir (bagi alumni yang pindah alamat),
    5. Daftar dosen dan jadual mengajarnya,
  3. Dapat mengirim pesan pribadi kepada dosen, pengurus prodi, jurusan, fakultas atau universitas menggunakan fasilitas forum. Khusus bagi alumni dapat menginformasikan sesuatu yang bermanfaat bagi almamaternya seperti misalnya lowongan pekerjaan, donatur dan informasi penting lainnya.
8 Fasilitas Mahasiswa
(khusus mahasiswa)
  1. Masuk ke SIA dengan Id Masuk dan Password yang hanya diketahui oleh mahasiswa bersangkutan,
  2. Dapat mengisi rencana studi (krs) secara online, pada tempat-tempat dimana tersedia saluran Internet seperti laboratorium kampus, warnet atau dari rumah masing-masing,
  3. Dapat melihat informasi berikut;
    1. Daftar mahasiswa lainnya dengan mengetahui nama (bagian nama), angkatan tertentu,
    2. Daftar rencana studi, hasil studi (web dan sms), kemajuan belajar, dan transkrip nilai,
    3. Jadual kuliah/uas sesuai dengan krs-nya,
    4. Daftar nilai akhir semester setelah yudisium,
    5. Daftar dosen dan jadual mengajarnya,
    6. Informasi tagihan biaya kuliah (sia+),
  4. Dapat bergabung dengan berbagi topik pada forum yang sudah disiapkan sehingga mahasiswa dapat berkomunikasi dengan mahasiswa lainnya atau mengirim surat pribadi dengan dosen pengampu matakuliah.
9 Fasilitas Dosen
(khusus dosen)
  1. Masuk ke SIA dengan Id Masuk dan Password yang hanya diketahui oleh dosen bersangkutan,
  2. Dapat mengisi nilai sendiri dengan bantuan metode PAN dan PAP (optional),
  3. Dapat melihat informasi berikut;
    1. Daftar mahasiswa dengan mengetahui nama (bagian nama), angkatan tertentu,
    2. Daftar mahasiswa dibawah perwaliannya untuk informasi krs, khs, transkrip nilai, dan evaluasi belajar (4, 8 dan 14 semester),
    3. Daftar peserta kuliah yang diampu dan dapat disalin ke file ms-excel atau ms-word,
    4. Daftar mahasiswa dibawah bimbingannya (kerja praktek dan tugas akhir),
    5. Jadual kuliah, pembuatan soal uas dan pengawas uas sesuai dengan matakuliah yang diampu,
    6. Jadual mengajar dosen lainnya,
  4. Dapat bergabung dengan berbagi topik pada forum yang dapat disiapkan sendiri sehingga dosen dapat berkomunikasi dengan mahasiswa untuk matakuliah yang diampu (misalnya untuk memberikan tugas atau pengumuman lainnya) maupun dengan rekan sejawat menggunakan pesan pribadi.
10
Fasilitas BAA/BAK
(bagian akademik prodi)
Siklus kegiatan akademik seluruhnya dicatat disini. Dimulai dari pembuatan jadual kuliah/uas hingga perekaman nilai yudisium. Fitur lengkapnya sbb;
  1. Menyiapkan jadual kuliah, termasuk kemampuan membuat kelas pararel dan kapasitas kelasnya, sehingga mahasiswa yang mengisi krs-nya secara online dapat langsung mengetahui apakah kelasnya masih mencukupi atau harus memilih kelas lainnya,
  2. Menyiapkan jadual ujian dapat dikerjakan bersamaan dengan jadual kuliah, sehingga mahasiswa dapat melihat jadual kuliah/uas-nya sebelum mengisi krs,
  3. Mengisi/merevisi krs, kondisi ini dimaksudkan (oleh karena suatu alasan) jika prodi/jurusan belum siap untuk pegisian krs secara online oleh mahasiswa,
  4. Mencetak daftar hadir kuliah, kartu ujian dan daftar hadir ujian akhir semester,
  5. Setelah yudisium nilai akhir dapat segera dimasukkan sehingga mahasiswa/ortu/wali dapat melihatnya dari tempatnya masing-masing,
  6. Mencetak surat pemberitahuan kepada orangtua/wali mahasiswa mengenai kemajuan belajar, evaluasi belajar dan surat peringatan 1 (4 semester, 45 sks, ipk>=2), peringatan 2 (8 semester, 100 sks, ipk>=2) dan peringatan 3 (14 semester, 147 sks, ipk>=2),
  7. Mencetak (secara masal) khs untuk dikirimkan pada ortu/wali (khususnya bagi ortu/wali tidak memiliki/tidak suka mengakses internet),
  8. Mengisi data kehadiran dosen dalam kelas dan jumlah peserta ujian akhir semester dan mencetak daftar sebaran nilai bagi setiap dosen pengampu matakuliah (daftar waskat),
  9. Mencetak transkrip akademik untuk mahasiswa yang akan diwisuda,
  10. Memasukkan data mahasiswa yang baru lulus sebagai anggota alumni baru.
11 Fasilitas Supervisor
(administrator sia)

Mengatur seluruh fasilitas SIA, termasuk membuat pengguna baru, membagi fasilitas (menu), pemeliharaan data (backup), upload/download ke/dari Internet untuk mengambil data krs atau memposting nilai akhir (bila jaringan kampus belum online ke Internet).
 
12 Fasilitas Keuangan
(bagian keuangan)
Fitur ini khusus tersedia untuk sia+, fiturnya adalah sbb;
  1. Penetapan tagihan awal semester, termasuk biaya mahasiswa baru seperti gedung, osmaba dan biaya lainnya,
  2. Sistem dapat dihubungkan secara online/semi-online dengan bank tempat pembayaran spp mahasiswa (juga untuk biaya lainnya),
  3. Mencetak struk pembayaran tagihan (mengangsur) dan mengaktifkannya agar mhs dpt mengisi krs secara online,
  4. Mencetak struk pembayaran tagihan lain-lain seperti cuti, biaya wisuda dan biaya lainnya,
  5. Laporan penerimaan pembayaran harian, mingguan, bulanan per jurusan/prodi atau total seluruh jurusan,
  6. Laporan mahasiswa menunggak pembayaran semester sebelumnya,
  7. Laporan rekap piutang mahasiswa per jurusan/prodi atau total seluruh jurusan.
13 Fasilitas Marketing
(bagian pendaftaran)
Fitur ini khusus tersedia untuk sia+, dimaksudkan untuk mendaftar calon mahasiswa, memberi nomor test, mencatat biaya pendaftaran dan mengumumkan hasil ujian masuk kepada calon mahasiswa (selain diberi pemberitahuan melalui surat pos, dapat juga diumumkan secara online).
 
14
Fasilitas Manajemen
(untuk pimpinan)
 
Fitur ini khusus tersedia untuk sia+, dimaksudkan agar pihak manajemen dapat mengetahui dengan cepat berapa besarnya dana yang dapat dikumpulkan dari mahasiswa, tunggakan semester sebelumnya dan penerimaan cash setiap hari. Selain itu manajemen juga dapat mengawasi (cross check) jumlah penerimaan dengan jumlah sks dari bagian akademik. Informasi lainnya yang penting adalah manajemen dapat membagi tugas mengajar secara lebih adil dengan melihat jumlah sks mengajar setiap dosen.
 
15 Open Source
(software legal)
Aplikasi dikembangkan seluruhnya menggunakan software open source (pada server) sehingga perguruan tinggi sudah ikut berpartisipasi dan memberikan contoh yang baik untuk mendukung HaKI (hak atas kekayaan intelektual).
 

 

About Me

Disamping sebagai tenaga pengajar tetap di jurusan Teknik Sistem Komputer dan Teknik Elektro Undip, saya juga mengajar di beberapa perguruan tinggi negeri/swasta serta mengabdikan seluruh kegiatan saya kepada masyarakat dalam bidang keahlian yang saya tekuni yaitu information and communication technology. Berikut CV saya;

CURRICULUM VITAE
 

Nama : Ir. Kodrat IS, MT.
Agama : Islam
Email : kodrat@undip.ac.id;
Minat keilmuan : Informatika dan telekomunikasi, khususnya mengenai pemrograman Internet, Sistem Informasi Manajemen dan Software Open Source.
Database server : xBase (dBase, foxpro), MySQL, Oracle, MS Access dan MS SQL Server
Bhs pemrograman : xBase (clipper, visual foxpro), Delphi, PHP, ASP dan Visual Basic.

 

Pendidikan Formal Terakhir
2000 Lulus Magister Ilmu Teknik, Program Studi Teknik Elektro UGM, Konsentrasi Teknik Komputer dan Informatika.

 

Riwayat Pendidikan Non-Formal
1987 Short Course, IBM Connectivity; IBM S/36 Marketing, USI IBM, Jakarta,
1988 Short Course, IBM OS/2; IBM PS/2 Personal System, USI IBM, Jakarta,
1990 Short Course, K-System, Roda Info, Semarang,
1993 Penataran Dosen Wali, Universitas Diponegoro, Semarang,
1997 Pelatihan Metodologi Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Universitas Diponegoro, Semarang,
2000 Pelatihan Multimedia Pendidikan, Universitas Diponegoro, Semarang,
2000 Workshop dan Lokakarya Hak atas Kekayaan Intelektual (HaKI), Fakultas Teknik Universitas Diponegoro, Semarang.
2006 Pelatihan Pekerti, Teknik Elektro Universitas Diponegoro, Semarang.
2009 ICND #1 dan ICND #2, Inixindo, Yogyakarta.

 

Riwayat Pekerjaan
1986-1987 Programmer, Adi Data Computer, Yogyakarta,
1987-1991 Trainner, Programmer, System Analyst, Chika Computer, Yogyakarta,
1991-1992 Manager, Targa Computer Shop, Semarang,
1992-skrg Konsultan Teknologi Informasi, Freelance,
1993-skrg Dosen Tetap Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang,
2000-skrg Dosen Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat, konsentrasi Sistem Informasi Manajemen Kesehatan (SIMKES), Program Pascasarjana Universitas Diponegoro Semarang,
2001-2005 Dosen Magister Sistem Informasi, Program Pascasarjana UNAKI Semarang,
2007-skrg Dosen Magister Sistem Informasi, Program Pascasarjana Universitas Diponegoro Semarang.
2008-skrg Dosen Tetap dan Sekretaris Program Studi Teknik Sistem Komputer, Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang.

 

Riwayat Penelitian dan Karya Pemrograman
1986 Membuat program akuntansi modular: General Ledger, Account Receivable, Account Payable, Cash and Bank, Inventory Control, Fixed Asset, Purchase Order, Sales and Invoicing,
1990 Membuat program akuntansi terpadu: Integrated Accounting System,
1992 Membuat program non-akuntansi: Sistem informasi donor darah PMI Yogyakarta, Sistem informasi manajemen proyek untuk kontraktor CV. Jasa Mas Semarang,
1993 Penelitian, Sistem Informasi Perpustakaan Teknik Elektro Undip (sebagai anggota),
1995 Membuat program Sistem Informasi Administrasi Akademik di STIMIK-AKI, Semarang, (non web-based)
1996 Sistem Informasi Kepegawaian dengan mesin absen elektronik, PT. Sarihusada (pabrik susu sgm) Yogyakarta,
1996 Penelitian, Pengolahan Citra Mikroskop dengan IBM PC, FT. Elektro, Undip (anggota),
1997 Penelitian, Penyusunan Directory Internet untuk bidang Teknik, FT. Elektro, Undip (ketua),
1999 Penelitian tesis magister, Rancang bangun perangkat lunak komunikasi data digital menggunakan prasarana jaringan Internet,
2000 Membantu upgrade beberapa client untuk dapat melewati tahun 2000 (Y2K clompliance),
2002 Membuat program untuk mencetak rekening PLN pada tempat-tempat pembayaran (outsourcing),
2002 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Akademik berbasis Web untuk IAIN Walisongo, STIMIK-AKI dan Teknik Sipil Undip,
2003 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Akademik berbasis Web untuk STAIN Pekalongan,
2004 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Akademik berbasis Web untuk Stain Kudus dan Stain Kediri,
2004 Mengerjakan proyek open source SIA/SIE/SIK berbasis Web untuk Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Semarang,
2005 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Akademik berbasis Web untuk Magister Ilmu Kesehatan Masyarakat Program Pascasarjana Undip Semarang,
2006 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Manajemen berbasis Web untuk Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Muhammadiyah Semarang,
2006 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Akademik berbasis Web untuk Fakultas Ilmu Sosial, Unnes Semarang,
2007 Mengerjakan proyek open source Sistem Informasi Manajemen berbasis Web untuk Universitas Ahmad Dahlan Yogyakarta.
2007 Pengembangan sub-sistem Host to Host Universitas Diponegoro dan bank Mandiri.
2008 Pengembangan sub-sistem penagihan biaya kuliah mahasiswa Universitas Diponegoro.
2009 Studi perbaikan pengelolaan perpustakaan dan sistem pengelolaan arsip dan dokumen di PT Badak NGL.

 

Penelitian sedang dikerjakan
2003-2008 Mengembangkan lebih lanjut proyek Web-based dan SMS-based SIA untuk berbagai macam perguruan tinggi,
2003-2005 Bersama dengan mhs teknik elektro, membangun gateway radio paket untuk Tembalang dan sekitarnya (memberikan sebagian layanan Internet berkecepatan sangat rendah - seperti email, ftp, news dan chating -  menggunakan gelombang radio, dalam hal ini menggunakan perangkat komunikasi HT).
2005-2006 Mengembangkan sistem informasi eksekutif (SIE) dan sistem informasi kepegawaian (SIK) pada lingkungan pendidikan tinggi
2005-skrg Mengembangkan sistem informasi akademik untuk sekolah tingkat dasar, menengah dan atas.
   

 

Kembali ke menu SIA